Sanctionner un salarié : la méthode sûre en 5 étapes pour éviter tout risque prud’homal

Votre avocat pour la procédure de licenciement

Sanctionner un salarié ne s’improvise pas.Chaque étape de la procédure disciplinaire doit être respectée avec rigueur, sous peine de voir la sanction — voire le licenciement — annulée par le Conseil de prud’hommes.

L’employeur doit donc qualifier précisément les faits reprochés, vérifier leur réalité, respecter les délais légaux et les droits du salarié, avant toute décision.

Étape 1 – Vérifier que vous pouvez valablement sanctionner

Le pouvoir disciplinaire de l’employeur découle du règlement intérieur, obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés.Avant toute sanction, il convient donc de vérifier :

• que le règlement intérieur a bien été adopté et déposé,

• qu’il prévoit la sanction envisagée (avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation…),

• et que ses dispositions sont conformes à la loi, notamment sur la durée maximale d’une mise à pied disciplinaire.

💡 À défaut de règlement intérieur valable, toute sanction risque d’être jugée irrégulière.

Étape 2 – Analyser les faits et s’assurer de leur caractère fautif

L’employeur doit vérifier la matérialité des faits et rassembler des preuves objectives. Il lui appartient d’apprécier le caractère fautif du comportement et le niveau de gravité justifiant la sanction.

Toutes les formes de preuve sont recevables à condition d’être loyales et proportionnées:

• témoignages conformes à l’article 202 du Code de procédure civile,

• mails, SMS, rapports, documents professionnels,

• images issues d’un dispositif de vidéoprotection conforme au RGPD,

• constats établis par huissier.

  
  

Les preuves obtenues de manière déloyale ou illicite (filature, vidéosurveillance clandestine, enregistrements cachés, stratagèmes…) sont en principe écartées. Cependant, depuis les arrêts de l’Assemblée plénière du 22 décembre 2023, le juge peut les admettre si elles sont indispensables à l’exercice du droit à la preuve et proportionnées au but poursuivi.

Étape 3 – Convoquer le salarié à un entretien préalable

Sauf en cas d’avertissement simple, la convocation à entretien préalable est obligatoire avant toute sanction.

Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge, et mentionner :

• l’objet : « entretien préalable à une éventuelle sanction ou licenciement » ;

• la date, l’heure et le lieu de l’entretien ;

• la possibilité pour le salarié d’être assisté (par un collègue ou un conseiller du salarié).

  
  

Le délai entre la réception de la convocation et l’entretien doit être de 5 jours ouvrables pour un licenciement disciplinaire.

Étape 4 – Procéder à l’entretien préalable

L’entretien a pour but de recueillir les explications du salarié. L’employeur expose les faits reprochés, écoute les arguments du salarié et prend note de ses observations. Le ton doit rester professionnel, calme et respectueux.

Le salarié n’a pas de “droit au silence” : l’employeur n’est pas tenu de l’en informer (décision du Conseil constitutionnel, 19 septembre 2025).

Il est recommandé de rédiger un compte rendu écrit de l’entretien, signé des deux parties, mentionnant les faits évoqués et les réponses du salarié.

Étape 5 – Notifier la sanction

Aucune sanction ne doit être décidée le jour même de l’entretien. L’employeur doit respecter :

• un délai minimal de réflexion de deux jours ouvrables,

• un délai maximal d’un mois pour notifier la sanction.

  
  

La décision doit être motivée et écrite : avertissement, mise à pied, mutation disciplinaire ou licenciement. Elle doit détailler les faits reprochés et, le cas échéant, la justification de la mesure.

Le non-respect de ces délais rend la sanction irrégulière et peut entraîner sa nullité.

Points de vigilance pour les employeurs

• Le délai de prescription des faits fautifs est de 2 mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance.

  
  

• Une preuve obtenue en violation du RGPD (caméras non déclarées, enregistrements audio non autorisés…) expose l’entreprise à des sanctions de la CNIL.

  
  

• En cas de salarié protégé, une autorisation préalable de l’inspection du travail est obligatoire avant toute sanction.

  
  

• La proportionnalité de la sanction est toujours contrôlée par le juge : elle doit être adaptée à la gravité des faits.

  
  

Conclusion

Sanctionner un salarié suppose rigueur, objectivité et respect scrupuleux des procédures. Une erreur, même formelle, peut suffire à faire annuler la sanction et engager la responsabilité de l’entreprise.

Le Cabinet SAFARYAN AVOCAT accompagne les employeurs dans la mise en œuvre sécurisée des procédures disciplinaires : analyse des faits, rédaction des convocations et lettres de sanction, accompagnement à l’entretien et représentation devant le Conseil de prud’hommes.

07 80 97 87 89